Die wenigsten Unternehmen speichern E-Mails rechtskonform

Nur ein geringer Anteil der deutschen Firmen hält sich einer Studie zufolge bei der Speicherung von E-Mails exakt an die gesetzlichen Vorgaben. Besonders fahrlässig handelt demnach der Mittelstand. Manch geschäftliche E-Mail ist unauffindbar, wenn sie benötigt wird.

Manch geschäftliche E-Mail ist unauffindbar, wenn sie benötigt wird.

»Erhebliche Wissenslücken« über Compliance-Richtlinien für die E-Mail-Speicherung und eine »nicht hinreichende Umsetzung« diesbezüglicher rechtlicher Vorschriften bescheinigt eine Studie deutschen Unternehmen. Bei der durch den E-Mail-Sicherheitsdienstleister Antispameurope beauftragten und durch das ISP Eduard Pestel-Institut für Systemforschung durchgeführten Umfrage kristallisierte sich insbesondere in mittelständischen Betrieben Nachholbedarf heraus. So archiviert rund ein Viertel der Firmen mit 20 bis 50 Mitarbeitern und rund 18 Prozent derjenigen mit 500 bis 1.000 Angestellten die eingehende elektronische Post überhaupt nicht. »Deutlich schlechtere Werte« ergab die Umfrage für versendete E-Mails.

Rechtlich tadellos werden die E-Mails demzufolge nur von rund sechs Prozent der Betriebe mit bis zu 500 Mitarbeitern aufbewahrt. Auch in den größeren Firmen ist die Lage laut Studie nicht viel besser: 88 Prozent der Betriebe mit 500 bis 1.000 Mitarbeitern speichern nicht 100-prozentig revisionssicher. Gerade einmal etwa 23 Prozent der großen Unternehmen mit 1.000 bis 2.000 Angestellten und zirka ein Fünftel der sehr großen mit 2.000 bis 5.000 Mitarbeitern archivieren entsprechend der Vorschriften.

Einer der Gründe: Nahezu der Hälfte der Betriebe mit bis zu 200 Mitarbeitern sind die Anforderungen der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) unbekannt. Auch bei den Großen herrsche manchmal noch Ahnungslosigkeit.

Neben der Unkenntnis sieht der Auftraggeber der Umfrage eine Ursache in den hohen Kosten: »Die technisch eigentlich nötigen Systeme sind vielfach auf Großunternehmen ausgerichtet, teuer in der Anschaffung und für den Mittelstand unerschwinglich«, glaubt Daniel Hofmann, Geschäftsführer von Antispameurope, der außerdem »massiven Aufklärungsbedarf über die richtige Art und Weise sowie die Möglichkeiten, E-Mail systematisch aufzubewahren« konstatiert. Ein Bedarf der sich aus den Risiken ergibt: Drohen doch Strafen durch die Behörden, die Schätzung von Besteuerungsgrundlagen und Vorstände wie auch Geschäftsführer haften persönlich für die Einhaltung der Gesetze.